Przez koszty zastępstwa procesowego (prawnego) zasądzane przez sąd od przeciwnika należy rozumieć wynagrodzenie (honorarium) jakie klient płaci swojemu prawnikowi.

Sąd w orzeczeniu (wyroku) zasądza ZWROT kosztów od przeciwnika, czyli zwrot honorarium dla prawnika. Wg literalnego brzmienia takiego wyroku wydaje się, że klient powinien wcześniej z góry zapłacić honorarium dla swojego prawnika, aby sąd mógł zasądzić jego zwrot. Tak też ukształtowana jest wielokrotnie praktyka niektórych adwokatów i radców prawnych – zapłaty za prowadzenie sprawy sądowej z góry, przy zleceniu sprawy. Jak zgłaszają klienci z upływem czasu jednak słabnie zainteresowanie prawnika końcowym wynikiem sprawy. Wielu z nich żąda wtedy dodatkowego honorarium, aby … pobudzić swoje zaangażowanie w sprawę. Taka praktyka jest zrozumiała przy klientach doraźnych, których sytuacja finansowa jest wątpliwa lub nieznana.

Moja Kancelaria zasadniczo prezentuje odmienną praktykę zapłaty honorarium za prowadzenie sprawy sądowej. Honorarium dzielimy na opłatę wstępną i następnie honorarium końcowe po jej zakończeniu lub zakończeniu jakiejś instancji sądowej.

Niezależnie od faktu czy klient zapłaci honorarium swojemu prawnikowi z góry czy po zakończeniu sprawy, to zasądzenie przez sąd zwrotu kosztów zastępstwa procesowego zawsze oznacza, że jest to honorarium należne prawnikowi, a klient winien otrzymać jego zwrot od przeciwnika w części zasądzonej przez sąd.

Honorarium dla prawnika określa umowa zawarta między klientem, a jego prawnikiem. Sąd nie jest związany taką umową. Dlatego w niektórych przypadkach sąd może nie zasądzić zwrotu kosztów w ogóle lub zasądzić je w mniejszej kwocie. Nie zwalnia to jednak klienta z obowiązku zapłaty swojemu prawnikowi umówionego honorarium. Ciekawym problemem jest, gdy sąd zasądzi zwrot kosztów w kwocie wyższej niż umówione honorarium z klientem. Powstaje pytanie czyja jest ta nadwyżka zasądzonych kosztów, klienta czy pełnomocnika ? Moim zdaniem ta kwota zawsze należy się pełnomocnikowi mimo zawartej umowy. Wg zasady, że klient nie może być wzbogacony kosztem swojego prawnika, a nadto sąd zasądza zwrot kosztów zastępstwa procesowego jako zwrot honorarium jakie należy zapłacić prawnikowi.

Przy rozliczaniu honorarium ważne jest rozróżnienie czy klient Kancelarii jest podatnikiem VAT czy też nie jest ? Jeżeli klient nie jest podatnikiem podatku VAT to zasądzona kwota zwrotu kosztów jest wg mnie kwotą brutto. Bowiem kwota ta w całości obciąża majątek klienta jako honorarium dla prawnika.

W sytuacji, gdy klient jest podatnikiem VAT kwota zasądzonych kosztów jest wg mnie kwotą netto. Bowiem naliczony podatek VAT klient odzyska z powrotem od Urzędu Skarbowego. W przeciwnym wypadku klient byłby wzbogacony kosztem swojego prawnika o kwotę podatku VAT.

Całą sprawę rozliczania kosztów zastępstwa procesowego komplikuje dodatkowo obecna najnowsza zmiana procedury cywilnej, że koszty takie są oprocentowane ! Powstaje pytanie komu należą się takie odsetki od honorarium prawnika w przypadku jego ściągnięcia od przeciwnika ? Czy stanowią one przychód klienta czy prawnika? Moim zdaniem to zależy od sposobu zapłaty za proces przez klienta. Jeżeli klient zapłacił swojemu prawnikowi honorarium za proces przed jego ściągnięciem od dłużnika to zasądzone i ściągnięte odsetki od kosztów stanowią jego przychód. Jeżeli natomiast honorarium dla prawnika zostaje zapłacone przez klienta dopiero po ściągnięciu ich od dłużnika to wg mnie te odsetki stanowią przychód prawnika. Który na te odsetki winien wystawić notę księgową a nie fakturę.

Inną trudnością może być fakt konieczności podzielenia takich odsetek między klienta i prawnika. Wystąpić to może w sytuacji, gdy klient zapłaci honorarium w jakiś czas po wydaniu prawomocnego wyroku. Wtedy ściągnięte od przeciwnika odsetki od honorarium należałoby podzielić na odsetki od dnia ich wymagalności do dnia zapłaty honorarium prawnikowi i dalsze odsetki do dnia ich ściągnięcia. Te pierwsze będą stanowić przychód Kancelarii, a te drugie przychód klienta. Już widzę jak księgowi łapią się za głowę. Bo nie jest to ani łatwe, ani przyjemne i może wymagać skomplikowanego rozliczania finansowego.

Sprawę komplikuje jeszcze fakt, że koszty zasądzone przez sąd nie muszą odpowiadać umówionemu honorarium. W skrajnych przypadkach tylko część honorarium będzie ściągane od przeciwnika z odsetkami, a pozostała część honorarium będzie stanowić wydatki klienta, których nie ściągnie on od przeciwnika.

Jak teraz księgować takie honorarium za proces ? W przypadku klienta nie będącego podatnikiem podatku VAT z chwilą otrzymania honorarium prawnik powinien wystawić paragon fiskalny na otrzymaną kwotę i ewentualnie odsetki. Jeżeli tę kwotę następnie ściągnięto od dłużnika to stanowi ona depozyt klienta do zwrotu dla niego. Kancelaria ma obowiązek posiadać odrębną kasę lub rachunek bankowy dla tzw. depozytów klientowskich. Zwrot pieniędzy klienta powinien nastąpić niezwłocznie, bowiem prawnikowi nie wolno używać depozytu do swoich celów, ani żeby stanowiły one źródło odsetek bankowych na jego rachunku bankowym. Bo takie odsetki należą się wtedy też klientowi.

W przypadku klientów będących podatnikami podatku VAT prawnik na podstawie zawartej umowy wystawia fakturę na swoje honorarium. Fakturę tę może wystawić przy zleceniu sprawy, w jej trakcie lub po jej zakończeniu. Przyjmijmy, że Kancelaria umówiła się na zapłatę swojego honorarium po jego ściągnięciu od dłużnika. Dla uproszczenia przyjmijmy, że sąd taką kwotę zasądził. Zatem z chwilą ściągnięcia od dłużnika zasądzonych kosztów prawnik wystawia na swoje honorarium fakturę w kwocie netto, a następnie wystawia notę księgową uznaniową w której wykazuje, że kwotę zafakturowaną już otrzymał od dłużnika. Następnie zostaje wystawiona do tego rozliczenia kompensata (oświadczenie o potrąceniu) kwoty netto z faktury z kwotą z noty uznaniowej. Takie dokumenty rozliczające koszty zastępstwa procesowego otrzymuje klient, który zobowiązany jest już tylko do zapłaty dla Kancelarii naliczonego podatku VAT. Ale podatek ten klient otrzyma z powrotem od Urzędu Skarbowego w rozliczeniu faktury prawnika.

Jeżeli komornik ściągnął kwotę zasądzonego honorarium wraz z odsetkami to do faktury prawnik wystawia jednocześnie notę księgową obciążającą klienta tymi odsetkami. Dalej za tą notą wystawia notę uznaniową i kompensatę.

Zawsze trzeba pamiętać, że honorarium za sprawę to … koszt klienta i przychód jego prawnika. Kwota ściągniętych kosztów zastępstwa procesowego to … przychód klienta. Całkowicie wadliwą i niezrozumiałą jest praktyka księgowania ściągniętych kosztów zastępstwa procesowego jako usługi wykonywanej na rzecz przeciwnika procesowego. Z takim kuriozum spotkałem się w jednej firmie windykacyjnej. To wyglądało jakby to przeciwnik procesowy był klientem, co jest zasadniczą nieprawdą.

Najważniejsze, że zapłacone honorarium dla prawnika i ściągnięte jako zasądzona kwota kosztów zastępstwa procesowego POWINNA BYĆ być dla klienta obojętna. Klient będący podatnikiem VAT księguje po stronie kosztów fakturę prawnika za honorarium za prowadzenie sprawy sądowej, a z drugiej strony księguje kwotę ściągniętą jako przychód. Wtedy przychód równa się kosztowi.